Política de Privacidad

Prolibu Suite es una herramienta de trabajo para equipos comerciales que ya tienen una cuenta de Prolibu. No es una app de registro abierto: solo la usan personas que su empresa (el «tenant») ya dio de alta. Esta política describe qué datos maneja la app, para qué, dónde se guardan y con quién se comparten.

1. Quién trata los datos

Prolibu Suite es multi-tenant: cada empresa cliente de Prolibu («cuenta» o «tenant») tiene su propio backend, en https://<cuenta>.prolibu.com. No existe una base de datos única que junte la información de todas las cuentas — cada petición de la app se autentica y se resuelve contra el backend de esa cuenta, y solo esa.

Por eso los roles, bajo la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), son:

• Cada tenant es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios usuarios y de sus contactos (los registros de su CRM). Es el tenant quien decide para qué se usan esos datos y quien responde ante sus titulares.
• Prolibu actúa como Encargado del Tratamiento: provee la plataforma — la app, el backend de cada cuenta y el almacenamiento— y procesa los datos siguiendo las instrucciones de cada tenant, sin usarlos para fines propios ajenos a prestar el servicio.
• Twilio actúa como Sub-encargado, únicamente para el transporte de voz y la grabación de las llamadas (ver secciones 3 y 4).

Si usted es usuario de la app (un agente comercial), su relación de tratamiento de datos personales es con la empresa que le dio la cuenta, no directamente con Prolibu. Si usted es un contacto del CRM (ver sección 5), aplica lo mismo.

2. Qué se recoge

La app recoge y procesa las siguientes categorías de datos:

Identidad y acceso del usuario que inicia sesión

• Correo electrónico (es el identificador de login).
• Nombre para mostrar y un identificador de usuario (userId) interno de la cuenta.
• Una credencial de sesión (apiKey / token), que la app envía en cada petición para autenticarse contra el backend del tenant. No es un dato personal en sí, pero es sensible como credencial de acceso — ver la sección 6 sobre cómo se guarda.

Contactos del CRM del tenant (datos de terceros — ver sección 5)

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico.
• Teléfonos: móvil, WhatsApp y un segundo teléfono.
• País (de la dirección registrada).
• Foto de perfil, si el contacto la tiene cargada en el CRM.

Estos datos no los genera la app: se leen del CRM de la cuenta cada vez que un usuario abre la lista de contactos o llamadas.

Historial de llamadas

• El número marcado.
• El resultado o resumen de la llamada, cuando el usuario lo registra.
• Si fue entrante o saliente, y la fecha.
• Quién la tiene asignada (nombre y foto del agente responsable), y datos adicionales de contexto comercial del registro (por ejemplo, la etapa del proceso de venta o el flujo/protocolo de contacto al que pertenece), tal como los guarda el CRM del tenant.

Audio de la llamada

• Mientras dura la llamada, el micrófono del dispositivo captura audio y lo envía a Twilio para establecer la comunicación de voz.
• Esa llamada se graba. La grabación se explica en la sección 3.

La app no recoge datos de ubicación, ni de otras apps instaladas, ni de contactos del teléfono ajenos al CRM del tenant (no lee la libreta de contactos del sistema operativo).

3. La grabación de llamadas, explícita

Sí, las llamadas hechas desde Prolibu Suite se graban.

Es importante ser precisos sobre dónde ocurre eso:

Esta distinción importa porque las políticas de las dos tiendas restringen específicamente las apps que graban llamadas telefónicas desde el propio dispositivo: Google Play lo trata en su política de uso indebido de la API de accesibilidad, y Apple lo trata en las App Store Review Guidelines. Prolibu Suite no hace eso: es una app de llamadas VoIP (a través de Twilio) para uso comercial, con grabación del lado del servidor como parte del servicio contratado por el tenant.

Las llamadas de Prolibu Suite no pasan por la red telefónica del teléfono: no usan la app de teléfono del sistema ni la línea celular del usuario, y no se mezclan con sus llamadas personales.

Finalidad de la grabación: dejar constancia de la gestión comercial — que la llamada y su resultado queden documentados en el CRM de la cuenta, como parte de la funcionalidad normal de la herramienta.

4. Con quién se comparte

• Twilio, como Encargado (Sub-encargado) del Tratamiento, para dos cosas puntuales: transportar el audio de la llamada en tiempo real y producir/almacenar la grabación de la llamada.
• El propio backend del tenant (https://<cuenta>.prolibu.com), que es donde vive el resto de los datos descritos en la sección 2 — no es un tercero externo, es la infraestructura de la propia cuenta.

Prolibu no vende datos, no los comparte con anunciantes ni con corredores de datos («data brokers»), y no los usa para entrenar modelos ni para fines distintos de prestar el servicio contratado por el tenant.

5. Datos de terceros (contactos del CRM)

Los contactos que aparecen en la app —las personas a las que un usuario llama— no son usuarios de la app. Son clientes, prospectos o contactos comerciales del tenant, registrados previamente en su CRM.

La base legal para tratar sus datos (nombre, teléfonos, correo, país, foto) no es el consentimiento otorgado a Prolibu — Prolibu no tiene relación directa con ellos. La base legal la sostiene el tenant como Responsable del Tratamiento, típicamente por:

• la relación comercial o contractual ya existente entre el tenant y esa persona (cliente, prospecto o proveedor), y/o
• el interés legítimo del tenant en gestionar esa relación comercial.

Prolibu, como Encargado, se limita a procesar esos datos para que la app funcione (mostrarlos, permitir llamarlos, registrar el resultado), siguiendo las instrucciones del tenant. Cualquier solicitud de un contacto sobre sus propios datos (acceso, rectificación, supresión) debe dirigirse al tenant que los registró, por ser quien decide la finalidad del tratamiento.

6. Dónde se guardan las credenciales

El apiKey (la credencial de sesión) se guarda en el almacenamiento seguro del sistema operativo — Keychain en iOS, Keystore en Android — a través de expo-secure-store. Nunca se guarda en texto plano ni en un almacenamiento de propósito general del dispositivo.

Si el usuario no marca «recordarme» al iniciar sesión, la credencial vive solo en memoria mientras la app está abierta y no queda ningún rastro persistente en el dispositivo al cerrarla.

La app no usa datos biométricos. No pide ni lee Face ID, Touch ID ni la huella dactilar: la credencial se guarda en el almacén seguro del sistema sin exigir biometría para leerla.

7. Derechos y borrado (Habeas Data)

Bajo la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, y a revocar el consentimiento otorgado, además de poder presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Cómo se ejercen estos derechos en Prolibu. Prolibu es multi-tenant y cada cuenta (tenant) es la responsable del tratamiento de sus propios datos (sección 1). Por eso las solicitudes de acceso, rectificación o borrado se dirigen al administrador de la cuenta a la que pertenece el titular, no a Prolibu directamente:

• El administrador del tenant puede eliminar un usuario y los datos asociados desde el panel de administración de Prolibu.
• Un usuario de la app, o un contacto del CRM, que quiera ejercer su derecho de supresión debe dirigir la solicitud al administrador de su cuenta, que es quien decide la finalidad del tratamiento y ejecuta el borrado.
• Si el titular no puede identificar o contactar al administrador de su cuenta, puede escribir directamente a help@prolibu.com indicando el correo con el que inicia sesión y el nombre de su cuenta (tenant). Prolibu encamina la solicitud al responsable del tratamiento y responde al titular confirmando el trámite. Este canal está disponible para usuarios de las dos plataformas (Android e iOS) y no requiere tener la app instalada.

Por qué no hay un botón de «eliminar mi cuenta» dentro de la app. Las cuentas de Prolibu Suite no se crean desde la app: las provisiona el administrador de cada empresa cliente, y una misma cuenta da acceso a la plataforma web de Prolibu, no solo a esta app. Un borrado ejecutado desde el teléfono destruiría datos de los que responde la empresa, no la persona que tiene el teléfono en la mano. Por eso el borrado se solicita por los canales de arriba y lo ejecuta el responsable del tratamiento.

Sobre las grabaciones de llamadas. Las grabaciones se almacenan en Twilio (sección 3). Su eliminación sigue las políticas de retención de Twilio y la configuración de la cuenta del tenant; las solicitudes de supresión de una grabación concreta se gestionan a través del administrador de la cuenta, por el mismo canal descrito arriba.

8. Contacto

Para preguntas sobre esta política o para ejercer derechos de Habeas Data como usuario de una cuenta de Prolibu, contacte primero al administrador de su cuenta (tenant). Para preguntas dirigidas a Prolibu como Encargado del Tratamiento, escriba al correo anterior.