Di seguito trovate le descrizioni di cinque diversi acquisti di beni informatici di un ente pubblico, denominati acquisto A, B, C e D.
L’acquisto A segue l’iter corretto e ottimale. Il vostro obiettivo è individuare quali siano, per ciascuno dei restanti acquisti, le attività che, per la loro presenza e per la loro durata, rappresentano colli di bottiglia e quindi delle criticità.
Richiesta di acquisto L’avvio di tutto è la richiesta che fa il docente/ricercatore e che inserisce in un’apposita piattaforma, Starts. Essa deve contenere le indicazioni sul bene che sta richiedendo, le caratteristiche di questo bene e altre varie informazioni che permettano di individuare il prodotto in maniera precisa. Il richiedente deve individuare tra suoi fondi quelli che dovranno essere utilizzati per l’acquisto del bene. Questo passaggio richiede un’ora di tempo.
Controllo di sussistenza dei fondi nel progetto Una volta presa in considerazione la richiesta, il funzionario fa un primo controllo relativo alla sussistenza dei fondi. È necessario capire se il progetto indicato dal richiedente su cui far gravare la spesa è capiente. Questo controllo si svolge in 30 minuti.
Determina semplificata (a contrarre e di affidamento) La richiesta viene presa in carico e si fa una determina semplificata che comprende la determina a contrarre e quella di affidamento, un atto unico finalizzato a snellire la procedura, che viene svolta in 2 giorni.
Richiesta dei preventivi sul MEPA Una volta fatta la determina di affidamento diretto semplificata, si può procedere con una richiesta di preventivo direttamente sul MEPA. Si fa partire questo confronto fra preventivi dando un termine di scadenza per la presentazione delle offerte di 4 giorni. Si invitano tutti gli operatori appartenenti a quella determinata categoria operante sul MEPA, per garantire la concorrenza. Questa attività ha durata di un giorno.
Invio dei preventivi Nei 4 giorni successivi gli operatori economici inviano i loro preventivi.
Confronto dei preventivi e verifica dell’offerta vincitrice Al termine della scadenza è possibile visualizzare una graduatoria. Si fa un esame delle offerte e si sceglie sulla base del minor prezzo. Quindi il primo in graduatoria è quello che ha fatto il prezzo minore fra tutti. Qui subentra anche l'aiuto del tecnico informatico, in quanto bisogna verificare la correttezza di ogni singolo dettaglio dei prodotti richiesti. Si fanno dei controlli amministrativi sull’operatore economico vincitore, come quello della sussistenza e validità del DURC. La durata di questa attività è di 2 giorni.
Avvio trattativa diretta sul MEPA Se è tutto corretto, si apre un'altra procedura sul portale che si chiama trattativa diretta, nella quale si invita un solo operatore economico, che è quello arrivato primo in graduatoria, che si è aggiudicato l’affidamento. Questa attività viene svolta in una giornata.
Stipula del contratto standard del MEPA Si procede quindi con la stipula del contratto, in cui vengono concordate più o meno le tempistiche di consegna, entro quanto la fattura deve essere pagata, tutto ciò che riguarda l'aspetto prettamente amministrativo dell'acquisto. Sul MEPA si genera un documento di stipula che di fatto è un contratto standard, dove ci sono tutti gli elementi che il gestionale in qualche modo ha ottenuto, dalle informazioni che le due parti, committente e fornitore, hanno inserito. Il contratto viene firmato, viene ricaricato sul MEPA, ma anche inviato all'operatore economico via PEC, unitamente ad altra documentazione. Questa fase richiede un giorno di tempo.
Consegna del bene e ricevimento fattura Dopo 2 settimane, il bene viene consegnato e viene inviata la relativa fattura elettronica.
Liquidazione della fattura A questo punto si effettua la liquidazione della fattura. Questa attività, che comprende anche la predisposizione della determina di liquidazione, poi firmata dal segretario e dal direttore, richiede un giorno di tempo.
Ordinativo di pagamento Il processo si conclude con l’ordinativo di pagamento. Questa attività viene svolta in 30 minuti e con essa termina il processo.
Richiesta di acquisto L’avvio di tutto è la richiesta che fa il docente/ricercatore e che inserisce in un’apposita piattaforma, Starts. Essa deve contenere le indicazioni sul bene che sta richiedendo, le caratteristiche di questo bene e altre varie informazioni che permettano di individuare il prodotto in maniera precisa. Il richiedente deve individuare tra suoi fondi quelli che dovranno essere utilizzati per l’acquisto del bene. Questo passaggio richiede un’ora di tempo.
Controllo di sussistenza dei fondi nel progetto Una volta presa in considerazione la richiesta, il funzionario fa un primo controllo relativo alla sussistenza dei fondi. È necessario capire se il progetto indicato dal richiedente su cui far gravare la spesa è capiente. Questo controllo si svolge in 30 minuti, alla fine dei quali il funzionario si rende conto che nel progetto indicato i fondi non sono sufficienti per coprire la spesa.
Confronto per individuare un altro progetto Il funzionario cerca di contattare il richiedente per accordare insieme un altro progetto su cui far gravare la spesa. Riesce a contattarlo e individuare insieme a lui il fondo alternativo solamente dopo 2 giorni.
Determina semplificata (a contrarre e di affidamento) La richiesta viene presa in carico e si fa una determina semplificata che comprende la determina a contrarre e quella di affidamento, un atto unico finalizzato a snellire la procedura, che viene svolta in 2 giorni.
Richiesta dei preventivi sul MEPA Una volta fatta la determina di affidamento diretto semplificata, si può procedere con una richiesta di preventivo direttamente sul MEPA. Si fa partire questo confronto fra preventivi dando un termine di scadenza per la presentazione delle offerte di 4 giorni. Si invitano tutti gli operatori appartenenti a quella determinata categoria operante sul MEPA, per garantire la concorrenza. Questa attività ha durata di un giorno.
Invio dei preventivi Nei 4 giorni successivi gli operatori economici inviano i loro preventivi.
Confronto dei preventivi e verifica dell’offerta vincitrice Al termine della scadenza è possibile visualizzare una graduatoria. Si fa un esame delle offerte e si sceglie sulla base del minor prezzo. Quindi il primo in graduatoria è quello che ha fatto il prezzo minore fra tutti. Qui subentra anche l'aiuto del tecnico informatico, in quanto bisogna verificare la correttezza di ogni singolo dettaglio dei prodotti richiesti. Si fanno dei controlli amministrativi sull’operatore economico vincitore, come quello della sussistenza e validità del DURC. La durata di questa attività è di 2 giorni.
Avvio trattativa diretta sul MEPA Se è tutto corretto, si apre un'altra procedura sul portale che si chiama trattativa diretta, nella quale si invita un solo operatore economico, che è quello arrivato primo in graduatoria, che si è aggiudicato l’affidamento. Questa attività viene svolta in una giornata.
Stipula del contratto standard del MEPA Si procede quindi con la stipula del contratto, in cui vengono concordate più o meno le tempistiche di consegna, entro quanto la fattura deve essere pagata, tutto ciò che riguarda l'aspetto prettamente amministrativo dell'acquisto. Sul MEPA si genera un documento di stipula che di fatto è un contratto standard, dove ci sono tutti gli elementi che il gestionale in qualche modo ha ottenuto, dalle informazioni che le due parti, committente e fornitore, hanno inserito. Il contratto viene firmato, viene ricaricato sul MEPA, ma anche inviato all'operatore economico via PEC, unitamente ad altra documentazione. Questa fase richiede un giorno di tempo.
Consegna del bene e ricevimento fattura Dopo 2 settimane, il bene viene consegnato e viene inviata la relativa fattura elettronica.
Liquidazione della fattura A questo punto si effettua la liquidazione della fattura. Questa attività, che comprende anche la predisposizione della determina di liquidazione, poi firmata dal segretario e dal direttore, richiede un giorno di tempo.
Ordinativo di pagamento Il processo si conclude con l’ordinativo di pagamento. Questa attività viene svolta in 30 minuti e con essa termina il processo.
Richiesta di acquisto L’avvio di tutto è la richiesta che fa il docente/ricercatore e che inserisce in un’apposita piattaforma, Starts. Essa deve contenere le indicazioni sul bene che sta richiedendo, le caratteristiche di questo bene e altre varie informazioni che permettano di individuare il prodotto in maniera precisa. Il richiedente deve individuare tra suoi fondi quelli che dovranno essere utilizzati per l’acquisto del bene. Questo passaggio richiede un’ora di tempo.
Controllo di sussistenza dei fondi nel progetto Una volta presa in considerazione la richiesta, il funzionario fa un primo controllo relativo alla sussistenza dei fondi. È necessario capire se il progetto indicato dal richiedente su cui far gravare la spesa è capiente. Questo controllo si svolge in 30 minuti.
Determina semplificata (a contrarre e di affidamento) La richiesta viene presa in carico e si fa una determina semplificata che comprende la determina a contrarre e quella di affidamento, un atto unico finalizzato a snellire la procedura, che viene svolta in 2 giorni.
Richiesta dei preventivi sul MEPA Una volta fatta la determina di affidamento diretto semplificata, si può procedere con una richiesta di preventivo senza richiesta di Smart CIG direttamente sul MEPA. Si fa partire questo confronto fra preventivi dando un termine di scadenza per la presentazione delle offerte di 4 giorni. Si invitano tutti gli operatori appartenenti a quella determinata categoria operante sul MEPA, per garantire la concorrenza. Mentre questa procedura, dopo un giorno di lavoro, sta per essere terminata, il sistema MEPA smette di funzionare. È necessario quindi sospendere tutto e riprendere il giorno successivo. Questa attività ha quindi una durata complessiva di 2 giorni.
Invio dei preventivi Nei 4 giorni successivi gli operatori economici inviano i loro preventivi.
Confronto dei preventivi e verifica dell’offerta vincitrice Al termine della scadenza è possibile visualizzare una graduatoria. Si fa un esame delle offerte e si sceglie sulla base del minor prezzo. Quindi il primo in graduatoria è quello che ha fatto il prezzo minore fra tutti. Qui subentra anche l'aiuto del tecnico informatico, in quanto bisogna verificare la correttezza di ogni singolo dettaglio dei prodotti richiesti. Si fanno dei controlli amministrativi sull’operatore economico vincitore, come quello della sussistenza e validità del DURC. La durata di questa attività è di 2 giorni.
Avvio trattativa diretta sul MEPA Se è tutto corretto, si apre un'altra procedura sul portale che si chiama trattativa diretta, nella quale si invita un solo operatore economico, che è quello arrivato primo in graduatoria, che si è aggiudicato l’affidamento. Questa attività viene svolta in una giornata.
Stipula del contratto standard del MEPA Si procede quindi con la stipula del contratto, in cui vengono concordate più o meno le tempistiche di consegna, entro quanto la fattura deve essere pagata, tutto ciò che riguarda l'aspetto prettamente amministrativo dell'acquisto. Sul MEPA si genera un documento di stipula che di fatto è un contratto standard, dove ci sono tutti gli elementi che il gestionale in qualche modo ha ottenuto, dalle informazioni che le due parti, committente e fornitore, hanno inserito. Il contratto viene firmato, viene ricaricato sul MEPA, ma anche inviato all'operatore economico via PEC, unitamente ad altra documentazione. Questa fase richiede un giorno di tempo.
Consegna del bene e ricevimento fattura Dopo 2 settimane, il bene viene consegnato e viene inviata la relativa fattura elettronica.
Liquidazione della fattura A questo punto si effettua la liquidazione della fattura. Questa attività, che comprende anche la predisposizione della determina di liquidazione, poi firmata dal segretario e dal direttore, richiede un giorno di tempo.
Ordinativo di pagamento Il processo si conclude con l’ordinativo di pagamento. Questa attività viene svolta in 30 minuti e con essa termina il processo.
Richiesta di acquisto L’avvio di tutto è la richiesta che fa il docente/ricercatore e che inserisce in un’apposita piattaforma, Starts. Essa deve contenere le indicazioni sul bene che sta richiedendo, le caratteristiche di questo bene e altre varie informazioni che permettano di individuare il prodotto in maniera precisa. Il richiedente deve individuare tra suoi fondi quelli che dovranno essere utilizzati per l’acquisto del bene. Questo passaggio richiede un’ora di tempo.
Controllo di sussistenza dei fondi nel progetto Una volta presa in considerazione la richiesta, il funzionario fa un primo controllo relativo alla sussistenza dei fondi. È necessario capire se il progetto indicato dal richiedente su cui far gravare la spesa è capiente. Questo controllo si svolge in 30 minuti.
Determina semplificata (a contrarre e di affidamento) La richiesta viene presa in carico e si fa una determina semplificata che comprende la determina a contrarre e quella di affidamento, un atto unico finalizzato a snellire la procedura, che viene svolta in 2 giorni.
Richiesta dei preventivi sul MEPA Una volta fatta la determina di affidamento diretto semplificata, si può procedere con una richiesta di preventivo direttamente sul MEPA. Si fa partire questo confronto fra preventivi dando un termine di scadenza per la presentazione delle offerte di 4 giorni. Si invitano tutti gli operatori appartenenti a quella determinata categoria operante sul MEPA, per garantire la concorrenza. Questa attività ha durata di un giorno.
Invio dei preventivi Nei 4 giorni successivi gli operatori economici inviano i loro preventivi.
Confronto dei preventivi e verifica dell’offerta vincitrice Al termine della scadenza è possibile visualizzare una graduatoria. Si fa un esame delle offerte e si sceglie sulla base del minor prezzo. Quindi il primo in graduatoria è quello che ha fatto il prezzo minore fra tutti. Qui subentra anche l'aiuto del tecnico informatico, in quanto bisogna verificare la correttezza di ogni singolo dettaglio dei prodotti richiesti. Si fanno dei controlli amministrativi sull’operatore economico vincitore, come quello della sussistenza e validità del DURC. La durata di questa attività è di 2 giorni.
Avvio trattativa diretta sul MEPA Se è tutto corretto, si apre un'altra procedura sul portale che si chiama trattativa diretta, nella quale si invita un solo operatore economico, che è quello arrivato primo in graduatoria, che si è aggiudicato l’affidamento. Questa attività viene svolta in una giornata.
Stipula del contratto standard del MEPA Si procede quindi con la stipula del contratto, in cui vengono concordate più o meno le tempistiche di consegna, entro quanto la fattura deve essere pagata, tutto ciò che riguarda l'aspetto prettamente amministrativo dell'acquisto. Sul MEPA si genera un documento di stipula che di fatto è un contratto standard, dove ci sono tutti gli elementi che il gestionale in qualche modo ha ottenuto, dalle informazioni che le due parti, committente e fornitore, hanno inserito. Il contratto viene firmato, viene ricaricato sul MEPA, ma anche inviato all'operatore economico via PEC, unitamente ad altra documentazione. Questa fase richiede un giorno di tempo.
Il prodotto, a causa della distanza dei magazzini dell’operatore economico vincitore rispetto all’isola, viene consegnato solo dopo 1 mese. Questo crea al richiedente disagi notevoli perché al momento della consegna ha già iniziato le attività per cui aveva richiesto ed era necessario quel prodotto. Contestualmente viene inviata la relativa fattura elettronica.
Liquidazione della fattura A questo punto si effettua la liquidazione della fattura. Questa attività, che comprende anche la predisposizione della determina di liquidazione, poi firmata dal segretario e dal direttore, richiede un giorno di tempo.
Ordinativo di pagamento Il processo si conclude con l’ordinativo di pagamento. Questa attività viene svolta in 30 minuti e con essa termina il processo.